Facilitaire servicedesk, frontoffice
Efficiënt centraliseren van facilitaire meldingen
Hoe vaak komen facilitaire meldingen niet overal en nergens in de organisatie terecht. Ongestructureerd en soms zelfs chaotisch, zonder veel overzicht. Vooral in kleine en middelgrote organisaties. Dat kan beter! Daarom heeft SPARQ het concept, waarbij een ‘Facilitaire Servicedesk’ wordt gecombineerd met de werkzaamheden aan de receptie. Met zo’n centraal aanspreekpunt creëer je duidelijkheid, herkenbaarheid en efficiëncy binnen de organisatie.
Steeds meer taken voor front office
De introductie van de ‘Facilitaire Servicedesk’ sluit aan op de trends die SPARQ de afgelopen jaren constateert. We zien de aandacht voor continuïteit, kwaliteit en professionaliteit van klantcontact toenemen. Bij de front offices die wij beheren, zijn al steeds
meer taken waaronder facilitaire werkzaamheden ondergebracht, lees er hier meer over. Regelmatig blijkt na een werkdrukmeting dat er ruimte en tijd is voor extra werkzaamheden. Met dit concept helpen we kleine en middelgrote bedrijven een inhaalslag te maken. Grotere bedrijven met een aparte ‘Facilitaire Servicedesk’ geven deze steeds vaker bij SPARQ in beheer.
Voordelen Facilitaire Servicedesk
Het onderbrengen van facilitaire meldingen bij de receptie heeft diverse voordelen:
- Duidelijkheid binnen de organisatie
- Afdelingen worden ontlast, de werkdruk beter verdeeld.
- Structuur in het vastleggen, uitzetten, opvolgen en terugkoppelen van meldingen
- Minder klachten en fouten
- Hogere interne klanttevredenheid
- Eenvouding om managementinformatie aan te leveren
Stappenplan
Het inrichten van een ‘Facilitaire Servicedesk’ gaat volgens een stappenplan. SPARQ start met een inventarisatie van de huidige situatie en voert een assessment van huidige of nieuwe medewerkers uit. Als er nog geen beschrijving van de facilitaire processen en dienstengids is, kan SPARQ hierin een rol spelen. Er wordt een maatwerk Facilitair Management Informatie Systeem (FMIS) geleverd, waarbij SPARQ samenwerkt met
softwareleverancier NPQ. De implementatiefase omvat onder meer training (FMIS- en persoonlijke vaardigheden) en intensieve begeleiding door een Site Manager van SPARQ.
