Gastvrijheid inzetten als succestool

Je onthoudt de dingen over het algemeen als ze of heel goed of heel slecht zijn. Dat geldt ook voor het ontvangst. Bezoekers willen gastvrij ontvangen worden, waar ze ook komen; een ziekenhuis, kantoor of overheidsinstelling. Als verwachtingen overtroffen worden, zullen gasten dit bezoek onthouden en anderen over hun positieve ervaring vertellen. In de continue veranderende wereld veranderen de verwachtingen mee. Het is dan ook hard werken om te blijven verrassen, maar het goede nieuws is dat het kan. 

Kantoor van de toekomst 

Om te blijven verrassen moet je wel eerst weten wat er verwacht wordt. Daarom doet SPARQ frequent onderzoek onder Nederlanders naar de ontvangstbeleving. Deze keer focussen we ons - met meer dan duizend ondervraagden - op het kantoor van de toekomst. Want mede door corona is de overgang naar een nieuwe kantoorwereld in een stroomversnelling geraakt. Dit heeft direct gevolgen voor het ontvangst, maar wat betekent dat dan precies? In deze Nationale Ontvangst Barometer vind je antwoorden en inspirerende inzichten voor medewerkers en voor facility management.  


Dynamische ontmoetingsplek

De wereld van het werken is sterk aan het veranderen. In de – nabije – toekomst zal er nog veel meer thuisgewerkt gaan worden. Kantoren krijgen in ieder geval steeds meer de functie van ontmoetingsplek. De momenten dat je wél op kantoor komt, is een goede ontvangst extra belangrijk. Een proactieve glimlachende gastvrouw of gastheer die inschat wat je nodig hebt maakt juist dan het verschil. De omgeving wordt dynamischer, wat betekent dit voor het proces en voor de mens? Welke wendbaarheid wordt er van de gastvrouw anno 2021 verwacht en welke bijdrage kan ze leveren in deze nieuwe omgeving?
 

Robot of niet?

In het kantoor van de toekomst zijn mens en techniek nauw met elkaar verbonden. Natuurlijk zullen er steeds meer technologische snufjes bij het ontvangst komen kijken, maar… 70% van de Nederlanders vindt niet dat een robot het werk kan overnemen van een receptionist(e). Want uiteindelijk draait het voor de bezoeker toch om de menselijke maat. De ondervraagden zien wel mogelijkheden om de routine taken te automatiseren, zodat de mens zich in de bezoekers en medewerkers kan verdiepen en goed kan  inschatten wat ze nodig hebben. In de ideale office experience kunnen mens en techniek elkaar dan ook versterken.

Duurt lang?!

We zijn een ongeduldig volkje. Onnodig wachten is niet ons sterkste punt. Voor ruim de helft van de ondervraagden is dit nog te vaak het geval. Zij geven aan gemiddeld twaalf minuten op een afspraak te wachten. Goede koffie, sanitaire voorzieningen en wifi maken het wachten net even wat draaglijker. Door het toepassen van wachttijdmanagement en het entertainen van de gasten tijdens het wachten kun je hier positief opinspelen. In de Nationale Ontvangst Barometer vind je tips en trics voor zowel de gastvrouw als het achterland om de beleving positief te beinvloeden.  Gastvrijheid is immers een gedeelde verantwoordelijkheid. 


Ten slotte: de menselijke maat

Een warm ontvangst is wat we allemaal willen. Contact maken, hulp aanbieden, inschatten wat de bezoeker nodig heeft. Denk alleen al aan een entree in een ziekenhuis. Veel mensen zijn daar met hun gedachten totaal ergens anders. Een gastheer of gastvrouw heeft een sleutelrol in het ultieme ontvangst. Het goede nieuws is dat een excellent ontvangst maakbaar blijft, ook in een veranderende omgeving en context.  Het is een kwestie van de juiste ingrediënten combineren.

Wil je ons succesrecept hebben? Vraag dan onze Nationale Ontvangst Barometer aan!