Hi Marleen, wat leuk om je weer te spreken! Vertel, wie ben je en wat doe je precies bij SPARQ?
Hai! Ik ben sitemanager bij SPARQ en sinds juni 2017 werkzaam inhouse bij Rabobank Nederland als Coördinator Gasten Ontvangst.
Van het verwelkomen van ontzettend veel bezoekers en medewerkers per dag, was vorig jaar maart van de een op de andere dag het kantoor van Rabobank helemaal leeg. Hoe heb jij dat ervaren?
Voor corona ontvingen we ruim 500 bezoekers per dag. Nu tijdens corona zijn we vanuit gastenontvangst onderdeel van de Skeleton Staff, en ontvangen we helaas nauwelijks bezoek. We richten ons nu op onze nieuwe collega’s die dagelijks binnenkomen voor Onboarding en we laten hen een KTO ( klanttevredenheidsonderzoek ) invullen met behulp van onze Rabot. Ook lopen we elke dag rondes in het pand, de zogenaamde Corona Coach dienst. We tellen het aantal bewoners die aanwezig zijn en spreken de bewoners aan op de Covid-19 regels. We doen dus aan een stukje handhaving van de regels, zoals het dragen van een mondkapje, handen ontsmetten, in de juiste looprichting lopen, achter de juiste werkplekken zitten, etc.
Afgelopen zomer leek er licht aan het einde van de tunnel te komen. Er kwamen weer mensen naar kantoor en jullie mochten hen weer ontvangen. Hoe ging dat er aan toe?
We waren erg blij met deze verandering maar helaas was dat maar voor korte duur. Toen er weer meer mensen naar kantoor kwamen werden er persoonlijke hygiëne kits uitgedeeld en er is overal bestickering aangebracht op de vloeren. Deze stickers geven de looprichting aan. Ook op de bureau’s zijn stickers aangebracht. Bureau’s met een rode stickers mogen niet gebruikt worden, en bureau’s met een groene sticker wel. Zo kon iedereen gepaste afstand houden. De hygiëne kit bestond uit een pen die gebruikt kon worden om op knopjes te drukken in de lift of bij het koffiezetapparaat, een mondkapje, handschoenen en desinfecterende handgel. Daarnaast zijn we afgelopen zomer dus begonnen met de Corona Coach rondes om te helpen de regels te handhaven.
We zitten nu in een tweede lockdown, hoe zorg je ervoor dat je team gemotiveerd blijft? Zowel op de werkvloer als thuis?
Aandacht is erg belangrijk. Dit doen we met behulp van persoonlijke gesprekken op locatie en werkoverleggen via Teams. Zowel mét als zonder opdrachtgever. Daarnaast bieden we trainingen aan via GoodHabitz, zo motiveren we collega’s een studie op te pakken. Daarnaast plannen we regelmatig teamsessies in.
Hoe bereid jij je samen met je team voor op de periode dat mensen weer mondjesmaat naar kantoor mogen komen?
In november zijn we vanuit SPARQ met teamsessies gestart en uit die sessies zijn de 10 geboden ontstaan. De 10 geboden hebben de drie thema’s Aankomst/Verblijf/Vertrek beschreven. We laten deze 10 geboden terugkomen in de persoonlijke gesprekken en de functioneringsgesprekken. Ook ligt er al een plan om een film op te nemen in februari van de 10 geboden die we gaan gebruiken voor onze onboarding etc. Een paar collega’s vanuit het team zullen daar een bijdrage aan leveren. Het is belangrijk om deze thema’s onder de aandacht te houden, zo blijven we up-to-date voor wanneer we weer gasten mogen ontvangen. Samen met onze opgeleide Safety Hostessen van Team Ontvangst staan we klaar om onze collega’s en bezoekers een prettige en veilige ontvangst te bieden!
Verwacht jij dat het kantoorleven er anders uit gaat zien? En hoe denk jij dat de rol van de ontvangst eruit komt te zien?
Het kantoorleven zal zeker anders worden, vanuit de Rabobank wordt het TSO het nieuwe werken; Thuiswerken, Samenkomen en Ontmoeten. Ze onderzoeken nog de balans voor percentage thuiswerken en aanwezig zijn op de Rabobank. En het project Rabobank#anywhere is in het leven geroepen. Dit project bestaat uit het feit dat je kan werken waar je maar wilt. Onze rol zal blijven maar in een mindere hectische/dynamische omgeving.
